15.10.21

Mit diesen Tipps finden Sie das optimale Kassensystem

In den letzten Jahren sind viele neue Produkte rund um Kassensysteme auf den Markt gekommen. Zum Großteil liegt dies an der stark voranschreitenden Digitalisierung. Die große Produktvielfalt erschwert Kunden allerdings die Entscheidung für die optimale Kassenlösung. Abschließend gibt dieser Artikel eine grundlegende Orientierung zu möglichen Fragen.

Welche Funktionen brauchen Sie?

Finden Sie zunächst möglichst genau heraus, was Ihr Kassensystem konkret im Geschäftsalltag leisten muss und leiten Sie daraus die benötigten Funktionen ab. Foodtrucks stehen vor anderen Herausforderungen als klassische Ladengeschäfte. Ein weiterer Punkt ist, dass für mobile Geschäfte ist zum Beispiel das Thema ortsunabhängiges Kassieren besonders wichtig ist. Ein weiterer Grund, warum eine flexibel einsetzbare Kassen-App in die engere Auswahl kommt.

 

Für die Gastronomie sind in erster Line Features wie Kellnerschlösser  oder Rechnungsseparation wichtig. Dahingegen können Bäckereien eine Mehrwertsteuerumschaltung für In- Haus und Außer-Haus-Verkäufe benötigen.

Weitere zentrale Fragen für die Eingrenzung der Kassensystem-Anbieter:

• Wie viele Kassen benötigen Sie?
• Muss an mehreren Standorten kassiert werden?
• Haben Sie Platz für größere Hardware-Kassen?
• Möchten Sie mit Ihrer Kasse mobil sein?
• Wie zahlen die Kunden in der Regel – eher kleine Beträge in bar und/oder mit Bankomat- oder Kreditkarte?
• Welche Zahlungsarten möchten Sie Ihren Kunden anbieten?

Je nach Branche können die Anforderungen an ein Kassensystem sehr unterschiedlich sein. Daher ist es wichtig, dass die Kasse und die entsprechende Software speziell darauf ausgerichtet sind oder einfach angepasst werden können.

Welche rechtlichen Anforderungen müssen erfüllt werden?

Keine Option, sondern Pflicht ist das Erfüllen gesetzlicher Vorgaben. Das Kassensystem sollte konform sein mit:

• der Registrierkassensicherungsverordnung (RKSV)
• der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)

Aus welchen Elementen besteht ein elektronisches Kassensystem?

Das stationäre Kassensystem besteht aus der Kassensoftware und in der Regel aus mehreren Hardwarekomponenten. Beispiele dafür können sein:

• Kassen-Bon Drucker
• Barcode-Scanner
• RFID-Leser
• Tastatur
• Bargeld-Schublade
• Signatureinheit

Neben den stationären Kassensystemen haben sich nun auch mobile Kassensysteme durchgesetzt. Vor allem der Bezahlvorgang via Smartphone oder Tablet wird in Zukunft tragender.

Vorteile von mobilen Kassensystemen:

• Auf die Anschaffung teurer Computer kann verzichtet werden.
• Mobile Kassensysteme werden meistens über einen monatlichen bzw. jährlichen Betrag abgerechnet. Das schont die Liquidität.
• Automatisierte Datensicherung in der Cloud.
• Zusätzliche Geräte können Sie flexibel und herstellerunabhängig anbinden.
• Sie sind ortsunabhängig und können Ihre Produkte dort verkaufen, wo Sie möchten.

Unterschiedliche Preismodelle bei Kassensystemen

Die Preise für die meisten Kassensysteme variieren sehr stark.

 

Bei der Software und bei Kassen-Apps werden auch kostenfreie Lösungen angeboten. Diese sind oft sehr rudimentär, bieten kaum Funktionen und Support. Die tagesgenaue Abrechnung ist eine sehr gute Alternative und verspricht ein faires Preismodell.

 

Unser Tipp: Die meisten Anbieter bieten die Möglichkeit, die Software vorab kostenfrei zu testen. Nutzen Sie dieses Angebot, um sich mit den Features in Ruhe vertraut zu machen. Nehmen Sie sich Zeit und prüfen Sie in erster Linie die Benutzerfreundlichkeit, bevor Sie sich für eine Kassenlösung entscheiden.

Checkliste zum Kauf eines Kassensystems: Die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Achten Sie bei der Anschaffung eines Kassensystems auf diese Punkte:

• Rechtssicherheit: Erfüllt das Kassensystem bzw. die Kassen-App die (neuen) rechtlichen Anforderungen?
• Aktualität: Ist gewährleistet, dass Gesetzänderungen auch schnell berücksichtigt und vom Hersteller eingearbeitet werden?
• Flexibilität: Ist das Kassensystem erweiterbar, wenn Ihr Unternehmen wächst und die Anforderungen an die Kasse steigen?
• Support: Wann und wie gut ist der Kundendienst zu erreichen?
• Hardware: Lassen sich vorhandene Geräte, wie PCs, Bon-Drucker, Tablets und Smartphones (Android und iOS) in das System integrieren?
• Software: Deckt die Kassensoftware alle Funktionen ab? Ist sie kompatibel mit Softwarelösungen, die Sie bereits nutzen?
• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Kasse intuitiv bedienbar, sodass auch wechselndes Personal auf Anhieb damit zurechtkommt?

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