Der digitale Kassenbon – die umweltfreundliche Alternative zum Papierbon
09.12.2021
Mit dem Kampf gegen den Abrechnungsbetrug hat auch eine Ära der Zettelwirtschaft begonnen: Seit 2016 gilt in Österreich die Registrierkassenpflicht. Betriebe mit einem Jahresumsatz von mehr als 15.000 Euro müssen seitdem auch für kleinste Rechnungen einen Beleg ausdrucken. Rund die Hälfte aller Zahlungen liegt unter 12,40 Euro.
Es gibt eine umweltschonende Alternative zu diesen Müllbergen aus Thermopapier, die bisher nur wenige nutzen: den digitalen Kassenbon.
Die Kassen-App autemio bietet rechtskonforme Bons auf Papier und in digitaler Form
Rechtlicher Hintergrund der Belegerteilungspflicht
Seit dem 01. Januar 2016 sind alle Unternehmen mit einer elektronischen Kasse dazu verpflichtet, ihren Kunden einen Bon auszustellen. Ausnahmen gibt es nur für Umsätze im Freien, Hütten-, Buschenschank-, Kantinenumsätzen und gewissen Automatenumsätzen. Der Hintergrund ist klar. Der Staat möchte verhindern, dass Unternehmen Geld am Fiskus vorbei einkassieren.
Was gut für den Fiskus ist, ist in diesem Fall jedoch schlecht für die Umwelt. Rund 360 Tonnen Papier werden so pro Jahr verbraucht. Der Beleg kann jedoch auch elektronisch erstellt werden, z. B. mittels E-Mail oder Web-Download. Voraussetzung ist allerdings, dass der Beleg unmittelbar im Zusammenhang mit der Barzahlung durch die Registrierkasse erstellt und signiert wird. Weiters muss der Beleg tatsächlich in den Verfügungsbereich des Belegempfängers gelangen.
So funktioniert der digitale Kassenbon
Die Bereitstellung des digitalen Kassenbons, auch E-Bon genannt, kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Ein einheitlicher Standard hat sich bisher nicht durchsetzen können, da die unterschiedlichen Varianten jeweils eigene Vor- und Nachteile mit sich bringen.
QR-Code
Händler können Kunden einen QR-Code bereitstellen, über den der digitale Beleg in Form einer PDF-Datei, als JPG oder PNG abgerufen werden kann. Dabei kann der QR-Code auf einem Display an der Kasse angezeigt oder auf einem Bon ausgedruckt werden. Die zweite Variante bedarf zwar immer noch eines Ausdrucks auf Thermopapier, der Bon ist jedoch wesentlich kürzer und kompakter als ein klassischer Kassenzettel. Um den Beleg abzurufen, benötigt der Kunde lediglich einen QR-Code-Scanner, der bei vielen Smartphones bereits in der vorhandenen Kamera-App automatisch vorhanden ist. Die Angabe persönlicher Daten (z. B. einer E-Mail-Adresse) ist somit nicht erforderlich – das spart v. a. Zeit an der Kasse.
Barcode
Mittlerweile stellen manche Händler den digitalen Kassenbon auch über ein persönliches Kundenkonto zur Verfügung. Dafür identifizieren sich Kunden an der Kasse mit ihrem individuellen Barcode via Smartphone oder Kundenkarte. Dieser wird an der Kasse gescannt und der digitale Bon anschließend automatisch in einer App oder per E-Mail zur Verfügung gestellt. Auch die kontaktlose Zahlung ist auf diesem Weg möglich.
NFC
Einige App-Anbieter nutzen NFC (Near-Field-Communication) zur Bereitstellung des digitalen Kassenbons. Diese Technik ist bereits beim kontaktlosen Bezahlen mit der Karte oder dem Smartphone weit verbreitet. Analog dazu funktioniert die Bereitstellung des E-Bons via NFC. Dabei wird das Smartphone nach dem Bezahlen erneut an das NFC-Terminal gehalten und der Bon bereitgestellt. Es geht aber noch einfacher. Zahlen Nutzer der Sparkassen-App „bill.place“ mit ihrer Sparkassen-Card (Debitkarte) oder ihrem NFC-fähigen Smartphone, steht der Kassenbon automatisch in der App zur Verfügung.
E-Mail oder SMS
Manche Händler bieten die Bereitstellung des E-Bons per E-Mail oder SMS an. Dafür können Kunden nach dem Bezahlen eine E-Mail-Adresse oder eine Handynummer angeben. Diese Methode scheint im Alltag eher unpraktikabel zu sein, da es an der Kasse meist schnell gehen muss.
Fünf Vorteile des digitalen Kassenbons für Kunden
1. Natürliche Ressourcen schonen
Bietet ein Unternehmen nur den klassischen Papierbon an, muss dieser ausgedruckt werden, ob der Kunde das möchte oder nicht. In den meisten Fällen wandert der Bon direkt in den Mülleimer. Wer sich für den digitalen Bon entscheidet, schont natürliche Ressourcen.
2. Gesundheitsschädliche Stoffe vermeiden
Kassenbons sind häufig mit gesundheitsgefährdenden Stoffen beschichtet. Zwar ist das umwelt- und gesundheitsschädigende Bisphenol A (BPA) seit 2020 weitestgehend aus Kassenbons in der EU verschwunden, dennoch warnt das Umweltbundesamt vor Ersatzstoffen wie Bisphenol S. Nachhaltige und umweltfreundliche Alternativen wie Blue4est® haben sich noch nicht flächendeckend durchgesetzt. Wer sich für die digitale Variante entscheidet, vermeidet unnötigen, nicht recycelbaren und umweltschädlichen Thermopapiermüll.
3. Archivieren und verwalten per Knopfdruck
Digitale Kassenbons kann man ganz einfach auf dem Smartphone oder Rechner archivieren und verwalten. So behalten Kunden den Überblick über die eigenen Ausgaben und können Kassenzettel für Garantiefälle einfach aufbewahren – ganz ohne unnötige Zettelwirtschaft. Digitale Kassenbons kann man in unterschiedlichen Dateiformaten abspeichern oder über Apps verwalten.
4. Einfache Buchhaltung
Kassenbons werden häufig nicht nur für mögliche Garantiefälle benötigt, sondern auch um die Ausgaben steuerlich geltend zu machen. In einer digitalen Buchhaltung müssen Kassenzettel oft nachträglich digitalisiert werden. Mit dem digitalen Kassenzettel (oder einer E-Rechnung) spart man sich diesen unnötigen Schritt.
5. Anonymität vs. Personalisierung: Sie entscheiden!
Der digitale Kassenbon ist anonym. Durch das Abrufen des Bons über einen QR-Code geben Sie grundsätzlich keine Informationen über sich selbst preis. Einige Discounter bieten Ihren Kunden jedoch bereits Apps an, über die Sie Ihre Einkäufe bezahlen und Kassenbons verwalten können. Dieses Einkaufsverhalten können die Anbieter auswerten und maßgeschneiderte Angebote, Gutscheine und Cashback-Programme in der jeweiligen App ausspielen. Gutscheine und Rabatte lassen sich einfach beim Bezahlvorgang über die App abrechnen. Ob Sie den digitalen Bon anonym nutzen möchten oder die Vorteile einer App mit personalisierten Angeboten wahrnehmen wollen, entscheiden Sie selbst.
Fünf Vorteile des digitalen Kassenbons für Unternehmen
1. Kostensparend und umweltfreundlich
Durch den Einsatz des E-Bons können Unternehmen den Verbrauch von umweltschädlichem Thermopapier reduzieren und gleichzeitig Kosten sparen.
2. Steuerkonform
Finanzämter erkennen den digitalen Kassenbon als Alternative zum klassischen Kassenzettel an, insofern er alle Pflichtangaben enthält..
3. Personalisierte Angebote
Durch Cashback-Programme und Sonderangebote in Kunden-Apps, können Unternehmen mehr Aufmerksamkeit und Kaufanreize erzielen. So können auch Rezeptempfehlungen für gekaufte Nahrungsmittel, Rückrufaktionen und andere nützliche Informationen personalisiert an Kunden ausgespielt werden.
4. Image verbessern
Umwelt- und Klimaschutz sind laut einer Studie des Umweltbundesamtes für zwei Drittel der Deutschen ein sehr wichtiges Thema. Unternehmen, die sich in diesen Bereichen engagieren, profitieren von einem besseren Marken- und Arbeitgeberimage.
5. Kontaktloser Checkout
Der digitale Kassenbon bietet Kunden die Möglichkeit, kontaktlos an der Kasse „auszuchecken“. Das ist nicht nur für Kunden von Vorteil, sondern insbesondere auch für Mitarbeiter an der Kasse.
Diese Angaben dürfen auf keinem Kassenbon fehlen
Ob digital oder analog auf Thermopapier – Diese Angaben müssen auf einem Kassenbon vermerkt sein:
- Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
- fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
- Tag der Belegausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
- Betrag der Barzahlung
- bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (OCR-, Bar- oder QR-Code)
Zusammenfassung
Der digitale Kassenbon ist die umweltfreundliche und gesetzeskonforme Alternative zum Kassenzettel aus Thermopapier. Auch wenn der E-Bon noch in den Kinderschuhen steckt, bietet er Kunden und Unternehmen bereits heute viele Vorteile. Er trifft nicht nur den digitalen Zeitgeist, sondern er erleichtert auch das Archivieren und Verwalten von Bons und schont dabei natürliche Ressourcen. Kunden und Unternehmen gehen das Thema E-Bon derzeit jedoch noch zurückhaltend und unterschiedlich an. Discounter wie Lidl, Netto und Co. sind in diesem Bereich Vorreiter. Mit ihren Apps können Kunden aktuelle Angebote durchstöbern, Coupons und Rabatte einlösen und bequem per Smartphone bezahlen. Der Kassenbon wird anschließend automatisch auf dem Smartphone bereitgestellt. Dabei ist der digitale Kassenbon ein Baustein, der sich in eine Reihe digitaler Dienste einreiht, die künftig das lokale Einkaufserlebnis weiter verbessern werden.
Der digitale Kassenbon und autemio
Die Kassen-App autemio unterstützt die Ausgabe rechtskonformer Bons sowohl in Papierform als auch digital. Digitale Kassenbons können mittels QR-Code auf einem Ausdruck bereitgestellt werden. Über einen hinterlegten Link gelangen Kunden ganz einfach zu ihrem digitalen Kassenbon, den sie auf dem Smartphone speichern und verwalten können.
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